"La tecnología debe tener un rol facilitador para poder superar los retos", Vanesa Vilaseca Figueruelo (responsable de Innovación, Gestión Documental y Calidad del Ayuntamiento de Vila-Seca)

AAPPDigital: Siempre que se habla de digitalización se piensa a lo grande. En este sentido, ¿cómo de importante es la modernización para una población más bien pequeña?

La innovación, la recopilación de datos y las nuevas tecnologías convierten a Vila-seca en una esfera de inteligencia donde la ciudadanía se encuentra en el centro, jugando un rol importantísimo en el presente, pero sobre todo en el futuro. La modernización de Vila-seca se encuentra en la hoja de ruta de nuestra administración, a través de diferentes proyectos, como son el Plan de Actuación Municipal y otras iniciativas, algunas llevadas a cabo internamente y otras mediante colaboración público-privada.

Para lograr los objetivos es crucial tener claro una planificación a medio y largo plazo, de modo que se pueda construir un Vila-seca donde la modernización sea objetivo clave y, de esta manera, podamos asegurar un futuro próspero y sostenible a nuestra ciudadanía. Nuestro objetivo, pues, es mejorar la calidad de vida, impulsar el desarrollo económico, promover la sostenibilidad ambiental, aumentar la seguridad y la eficiencia administrativa y fomentar la cohesión social.

En este sentido, los proyectos que estamos realizando surgen para dar cumplimiento a los objetivos anteriores. Hablamos de la implementación de tecnologías y la optimización de procesos administrativos, que permiten que los trámites y servicios sean más ágiles y menos burocráticos; la eficiencia en los recursos municipales; la digitalización de datos y procesos que faciliten que la información sea más accesible y promueva la transparencia y la participación ciudadana; la mejora de los servicios públicos, haciéndolos más efectivos y adaptables a las nuevas necesidades; la implementación de políticas y tecnologías que promuevan la sostenibilidad y el uso eficiente de energía; la gestión de residuos y la protección del medio ambiente o la implementación de tecnologías modernas que mejoren los sistemas de seguridad pública y den respuestas a emergencias, entre otras muchas.

 

AAPPDigital: ¿Hay colaboración, en términos de digitalización, con otros consistorios similares en su región para formar algún tipo de comunidad digital?

Sí, la colaboración entre administraciones, tanto en temas de digitalización como en cualquier otro ámbito, es fundamental. Nos permite un amplio conocimiento sobre lo que se está haciendo en general y lo que cada administración trabaja para luego trasladarlo a nuestras organizaciones. El compartir, transferir conocimiento, relacionarte con el personal de otras administraciones es importante y sólo veo ventajas.

Las administraciones debemos estar conectadas. Nuestras necesidades suelen ser las mismas, así que ojalá pudiéramos trabajar los proyectos no por cada municipio sino más a nivel global, colaborativo y transversal, pues esta cooperación entre administraciones en temas de digitalización no sólo optimiza recursos y mejora la eficiencia, sino que también garantiza una implementación más coherente, segura e inclusiva de las tecnologías digitales, lo que acaba por beneficiar a la sociedad en su conjunto.

 

AAPPDigital: ¿Y con los entes públicos más grandes, tanto en Cataluña como en el resto de España?

Sí, en Cataluña somos afortunados por poder disponer y colaborar con consorcios locales como, por ejemplo, el Consorcio AOC de La Generalitat y Localret, donde se trabaja para impulsar la transformación digital de las administraciones catalanas y promover gobiernos ágiles, lógicos y colaborativos. La colaboración con estos entes es fundamental, como ocurre con la Fundación I2Cat, que trabaja con nosotros en proyectos de colaboración para diseñar una sociedad digital del futuro basada en la investigación y la innovación en tecnologías digitales avanzadas.

"La innovación, la recopilación de datos y las nuevas tecnologías convierten a Vila-seca en una esfera de inteligencia".

También es importante el soporte y acompañamiento de organismos supramunicipales, como son la Diputación de Tarragona, el Consell Comarcal del Tarragonès y la Generalitat de Catalunya o el CTTI (Centre de Telecomunicacions i Tecnologies de la Informació). La colaboración, así como las redes colaborativas, son muy importantes en la mejora continua de nuestras administraciones.

Con el resto de España, formamos parte de diferentes grupos de trabajo con otras administraciones públicas donde trabajamos proyectos comunes que luego los escalamos a nuestra organización.

 

AAPPDigital: ¿Qué retos diría que son los más notables para Vila-seca en su transformación digital?

La transformación digital de Vila-seca implica una serie de retos que se están trabajando en una planificación estratégica, con un compromiso político y la participación activa de todos los agentes involucrados.

Los principales desafíos que estamos trabajando en material de transformación digital son la inversión en infraestructura tecnológica, con sistemas actualizados y con una conectividad robusta; la capacitación de nuestro personal y la cultura organizacional, fomentando la cultura de la innovación y la mejora continua; la gestión eficiente de los recursos y proyectos; la búsqueda de financiación para implementación de proyectos; garantizar la protección de datos personales; implementar medidas robustas de ciberseguridad; trabajar para que nuestros sistemas y plataformas puedan ser interoperables, lo que facilita el intercambio de información; fomentar la participación ciudadana e implantar mecanismos de monitoreo y evaluación continua y resultados.

 

AAPPDigital: Para superar esos desafíos, ¿cuáles señalaría como las tecnologías más importantes?

La tecnología debe tener un rol facilitador para poder superar los retos de transformación digital que Vila-seca se ha puesto en su hoja de ruta. Las tecnologías más importantes que estamos utilizando en nuestros proyectos son el cloud computing, herramientas de metodologías ágiles, plataforma de participación ciudadana, soluciones de analítica de datos y business intelligence, dashboards interactivos, uso de soluciones de ciberseguridad, intercambio de datos entre diferentes sistemas y plataformas, portal de datos abiertos, la utilización de redes sociales y otras herramientas digitales para comunicar y recibir feedback de manera directa de la ciudadanía, la inteligencia artificial, IoT, blockchain y realidad virtual.

 

AAPPDigital: Uno de los proyectos con más éxito en Vila-seca es la tarjeta ciudadana Vilacard, ¿qué nos puedes contar de esta iniciativa?

El 15 de enero de 2022, el Ayuntamiento de Vila-seca hizo un paso significativo hacia la transformación de su municipio a una Smartcity y puso en funcionamiento la innovadora tarjeta ciudadana VILACARD. Esta tarjeta, juntamente con su versión orientada a los jóvenes VILACARD JOVEN, destinada a menores de 30 años, fue creada como un medio para mejorar la calidad de vida de los residentes y promover un enfoque más inteligente de la gestión municipal.

La Vilacard ofrece a la ciudadanía una serie de servicios y ventajas, incluyendo el acceso gratuito al autobús urbano, entrada en equipamientos culturales como El Celler i El Castell de Vila-seca, así como múltiples descuentos en otros comercios y espacios del municipio. Más allá de los beneficios inmediatos, esta tarjeta se basa en tecnologías innovadoras como blockchain y phygital para ofrecer una experiencia más avanzada a los/as usuarios/as. Y también se proporciona un servicio de chat en línea en tiempo real llamado “Pineda Chat en directo”, disponible durante el horario de atención de la OAMR del Ayuntamiento para resolver dudas.

En la actualidad, es un servicio que cuenta con más de 12.000 usuarios/as, todo un éxito. Trabajamos internamente para ofrecer un servicio de calidad, mejora continua y un incremento de servicios disponibles para el usuario.

En breve dispondremos de la APP, que convivirá con el formato tarjeta, así que cada uno elija como quiere tener su Vilacard.

 

AAPPDigital: Uno de los servicios más importantes que le está ofreciendo el Ayuntamiento de Vila-seca a sus habitantes es la carpeta ciudadana interadministrativa. ¿Qué nos puede contar de esta iniciativa?

La carpeta interadministrativa llamada MyGov es un servicio que ofrece el Consorcio AOC a todas las administraciones catalanas. En nuestro caso, ha existido una integración previa entre nuestro proveedor tramitador y ellos, y está a disposición de nuestra sede electrónica.

Este servicio lo que permite es acceder a un único espacio digital para relacionarnos con la administración de manera ágil, rápida y segura. Podemos realizar el seguimiento de nuestra actividad con la administración (estado de las solicitudes, notificaciones, comunicaciones recibidas, consulta de los expedientes, etc), conocer y acceder a los datos personales en poder de la administración y conocer los intercambios que realizan las administraciones con nuestros datos y con qué finalidad.

 

AAPPDigital: De cara al usuario, también han mejorado el portal de transparencia, la sede electrónica y la web municipal. ¿Cómo se va a beneficiar su conciudadano de estas mejoras?

Las administraciones ponemos a disposición de nuestra ciudadanía diferentes espacios con naturaleza diferenciada. Nuestra sede electrónica pone a disposición el catálogo de trámites disponibles en nuestra administración, así como las opciones para poderlo realizar de forma presencial o telemática. Los beneficios de nuestra sede son el acceso 24/7, que permite realizar trámites y gestiones en cualquier momento y desde cualquier ubicación; la simplificación de procesos; la tramitación reglada, que permite reducir errores en la presentación de la documentación y procesamiento de solicitudes; y el acceso a la carpeta ciudadana, para obtener la información en tiempo real de las solicitudes y trámites.

El portal de transparencia, donde se muestra la información accesible a la ciudadanía teniendo en cuenta la Ley de Transparencia, facilita el acceso a datos y documentos públicos, como presupuestos, contratos y actas de reuniones, y promueve una gestión más abierta y transparente. La ciudadanía también puede monitorear y evaluar la gestión de recursos y acciones de gobierno, y proporcionar la información relevante que le permite participar de manera informada en procesos de toma de decisiones y consultas públicas.

Y, por último, nuestra web municipal, que actúa como un punto único de acceso a toda la información relevante del municipio, desde noticias, eventos, servicios y recursos disponibles. La web municipal facilita la comunicación entre el gobierno municipal y la ciudadanía, con actualizaciones regulares sobre temas de interés público y anuncios importantes. La web es una herramienta para promocionar el municipio, destacando sus atractivos turísticos, culturales, servicios, etc.

Todas estas plataformas facilitan la participación activa de la ciudadanía en la vida pública y en la toma de decisiones. La transparencia y el acceso fácil a la información genera una mayor confianza, y la digitalización de servicios y procesos administrativos aumenta la eficiencia y eficacia de la administración municipal, mejorando la calidad de nuestros servicios.

 

AAPPDigital: ¿Hay alguna meta en especial que se hayan puesto para cumplir en un futuro próximo en términos de modernización?

Sí, unas cuantas [risas]. Es importante tener en cuenta las necesidades y expectativas de nuestra ciudadanía, saber hacia dónde vamos y así avanzar hacia sus necesidades. Las administraciones debemos ser proactivas. Algunas metas para cumplir en un futuro próximo son: la digitalización al 100% de los trámites, la creación de un entorno fácil y amigable para la ciudadanía, la apuesta por la simplificación administrativa y la reducción de la aportación de documentos que ya tengamos o podamos consultar. También, en nuestra hoja de ruta, se encuentra el fomentar la participación activa de nuestra ciudadanía en la toma de decisiones, y que la ciudadanía conozca los servicios que ofrecemos, pues muchas personas no saben lo que las administraciones hacen por ellas y los servicios que están a su disposición.

"Es importante tener en cuenta las necesidades y expectativas de la ciudadanía, saber hacia dónde vamos y así avanzar hacia sus necesidades".

Otra meta es la reducción de la brecha digital y el garantizar un acceso equitativo a las tecnologías y servicios digitales. También la implementación de tecnología y prácticas que promuevan la sostenibilidad y la protección del medio ambiente, el establecimiento de mecanismos de monitoreo y la evaluación continua para medir el impacto y la efectividad de los servicios, entre un largo etcétera.

Para llegar a estas metas, es imprescindible la capacitación de todo el personal en habilidades digitales y fomentar la cultura de la innovación y mejora continua dentro de la organización.

 

AAPPDigital: ¿El Ayuntamiento de Vila-seca cuenta con alguna estrategia de gobierno del dato?

Es importante que las administraciones se doten de una estrategia de gobierno del dato. Los datos son una infraestructura pública más, y Vila-seca está empezando a definir su hoja de ruta, el conjunto de principios, políticas, normas, estándares, procedimientos y roles necesarios que tiene que tener nuestra organización para una adecuada gestión y calidad del dato.

Ahora mismo, estamos en un punto de conocimiento de los datos, y toca trabajar la gestión de los datos, el cómo los compartimos, los analizamos y decidimos en base a ellos. Tenemos, pues, que tener clara nuestra misión, que es establecer un programa de gobierno del dato centrado en identificar, compartir y gestionar datos, mejorando su calidad y descripción para tomar decisiones. Este programa se tiene que trabajar de manera transversal en nuestra administración. Estamos en una fase inicial y hay que seguir la hoja de ruta de nuestra estrategia.

 

AAPPDigital: Y ya en lo tocante al Consistorio como tal, ¿cómo están cambiando las cosas en su lugar de trabajo gracias a la digitalización? Aparte del teletrabajo post-Covid, ¿qué otra mutación ha sufrido el Ayuntamiento desde el interior?

La verdad es que sí que ha habido grandes cambios. Por ejemplo, citaría el incremento del uso de herramientas de comunicación y colaboración, como videoconferencias, reuniones híbridas, Office 365 o la mensajería instantánea. También la automatización de tareas administrativas y repetitivas, la introducción de la IA para mejorar procesos, la creación de una plataforma interna de repositorio documental y multimedia, el uso de herramientas digitales para realizar evaluaciones y retroalimentación, la adaptación de los espacios de trabajo y trabajo híbrido, la creación de salas hot desking, los programas de formación en seguridad y ciberseguridad internos, la flexibilidad laboral, el fomento de la innovación continua con herramientas digitales y la flexibilidad para experimentar con nuevos métodos de trabajo, la medición de resultados, la analítica de datos y cuadros de mando y un largo etcétera.

Estos cambios representan una evolución significativa en la forma en que la administración trabaja, impulsada por la necesidad de adaptarse rápidamente a un entorno constante de cambio para así aprovechar las oportunidades que ofrece la digitalización.