¿Oficina, híbrido o en casa? El futuro del trabajo para los gobiernos locales

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Administración digital

La administración local debe implantar plataformas y herramientas para digitalizar sus servicios, de modo que mejoren tanto la experiencia del ciudadano como la productividad de los trabajadores.

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¿Trabajo a distancia, presencial o híbrido? Los líderes del sector público reconocen que, para sacar el máximo partido a sus empleados, las autoridades locales deben apoyar las formas laborales digitales a largo plazo. De hecho, según el estudio "The Future of Work Within Central Government Research" de SAP Concur, nueve de cada diez (el 91%) de los responsables de la toma de decisiones de las administraciones públicas están de acuerdo en que el teletrabajo será habitual después de la pandemia. Aparte, los cambios en los patrones laborables no se detienen ahí, ya que los empleados están solicitando mantener los beneficios del trabajo flexible una vez que se levanten más las restricciones. Entonces, ¿cómo pueden los gobiernos locales prepararse para estos cambios?

Una plétora de plataformas y herramientas tecnológicas ha hecho posible que el personal de la Administración pase de la oficina a su casa sin perder eficiencia. Sin embargo, aunque la tecnología es sin duda un factor que facilita la productividad de los empleados y la colaboración móvil, es importante tener una idea de cómo impulsará el futuro del trabajo. 

He aquí cómo los gobiernos locales pueden aprovechar estos próximos meses para poner en marcha nuevos procesos.

Automatización de las solicitudes de teletrabajo
Muchos gobiernos locales han cambiado sus flujos de trabajo automatizando procesos para ahorrar dinero, aumentar la productividad, asegurar los datos y mejorar el servicio al cliente. Para agilizar el proceso de comunicación, el departamento de registros de la administración local puede invertir en tecnologías que permitan a los jefes de departamento presentar solicitudes desde casa para su personal. 

El proceso automatizado reduce la necesidad de seguimiento manual, liberando tiempo para los empleados. Si bien hay que recordar que, mientras el sector público sigue descifrando el mejor enfoque para gestionar las solicitudes de trabajo desde casa, se trata de un proceso de aprendizaje para todos, por lo que aún no hay una forma correcta o incorrecta de gestionar esta nueva forma de vida.

El proceso hacia la ausencia de papel
El archivo en papel y las solicitudes a través del correo son dos de las principales cosas que actualmente frenan a muchos gobiernos locales a la hora de implantar una opción de trabajo desde casa o de trabajo flexible.

El uso de papel añade un costoso elemento físico al proceso, y sus formularios suelen suponer más tiempo para ser rellenados y enviados, por no mencionar el impacto negativo en el medio ambiente y el posible paso de enfermedades como la COVID desde el contacto físico. 
Por ello, la alternativa digital es clave para las administraciones locales. Porque, aunque el gobierno levante todas las restricciones, muchas empresas y personas seguirán siendo precavidas y manteniendo sus propias normas de distanciamiento social. Esto significa que la tecnología seguirá siendo vital para los gobiernos locales. Así, no será extraño ver en los próximos años la aparición de robots que ayuden a agilizar los procesos empresariales.

Implantar una mentalidad de "trabajo en cualquier lugar"
Según una encuesta del British Council for Offices, el trabajo "híbrido" en la Administración británica se convertirá en la norma, ya que el 46% de los oficinistas tiene previsto dividir su semana laboral entre el hogar y la oficina a largo plazo. Algo similar ocurrirá en España, pues la Covid-19 ha llegado para quedarse.

A medida que los ayuntamientos reconocen la interrupción actual y se esfuerzan por minimizar el impacto en la prestación de servicios, es importante que se implementen plataformas y herramientas para mejorar tanto la experiencia de los ciudadanos como la productividad de sus empleados. Desde la aplicación de políticas de trabajo flexible, pasando por la búsqueda de formas de hacer virtuales las reuniones, hasta la creación de plataformas de acceso a documentos esenciales de forma remota, los gobiernos están obligados a perfeccionar el trabajo híbrido para su personal.