SEDIPUALB@, el éxito de una plataforma abierta para la Administración Electrónica

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Desde 2015 la interoperabilidad tiene rango normativo, con unas premisas, objetivos y requisitos definidos en la Ley 40/2015, de 1 de octubre. El intercambio de datos seguro y la reutilización de recursos tecnológicos son elementos incuestionables en la transformación digital de las administraciones y en la modernización de todo el Sector Público para hacerlo más eficiente y ágil, además de reforzar el derecho del ciudadano a comunicarse con la Administración por medios electrónicos.

En este contexto, la Diputación de Albacete ha desarrollado con medios propios la plataforma SEDIPUALB@, que permite realizar una gestión completamente digital de toda la actividad administrativa de una entidad de ámbito público. Hoy, la utilizan cientos de ayuntamientos, diputaciones, mancomunidades… en diez comunidades autónomas.

José Joaquín de Haro, jefe de Servicio de la Diputación de Albacete, profundiza en esta entrevista en los antecedentes, funcionalidades más destacadas y previsiones de futuro de una solución tecnológica pública, abierta y participativa que inició su andadura hace ocho años.

Administración Pública Digital: ¿Cuándo y cómo se gestó la plataforma, en qué contexto se concibió la idea de desarrollarla?

José Joaquín de Haro: En 2014, tras muchos contratiempos en la implantación de la plataforma SIGEM, que proporcionaba la Administración General del Estado, decidimos comenzar con esta aventura, sustentados con que en Diputación de Albacete siempre ha existido una tradición de desarrollar software, apoyada en la presencia de la Escuela de Ingeniería Informática en la ciudad de Albacete, por lo que contábamos con personal cualificado y creíamos que teníamos el conocimiento (tecnológico y funcional) para ello.

Conformamos un equipo, inicialmente pequeño, pero multidisciplinar (el tesorero de Diputación, un par de técnicos desarrolladores y yo mismo) y comenzamos a diseñar y desarrollar nuestra solución de Administración Electrónica.

AAPP Digital: El hecho de que sea un desarrollo propio, ¿qué ventajas aporta?, ¿algún inconveniente?

JJH: Aporta una ventaja clave para nosotros: para gestionar un sistema de estas dimensiones (técnicas, organizativas y funcionales), hemos construido una estructura de personal experto en multitud de materias (tecnológicas, desarrollo de software, sistemas, derecho administrativo, gestión, etc.) que, además, están todas dentro del personal de la Diputación de Albacete y que componen un capital humano de enorme valor para la organización.

El único inconveniente que podríamos tener es algo implícito a la gestión de RRHH en las AAPP, que es la falta de motivación y flexibilidad de las personas implicadas en el proyecto, pero es un tema que trabajamos de forma continua y esperamos poder evitar.

AAPP Digital: De igual forma, ¿cuáles son los grandes beneficios de la apuesta por un modelo SaaS, de software como servicio?

JJH: El software como servicio aporta enormes beneficios en el despliegue de soluciones de software a cualquier nivel. De hecho, no concebimos otra manera de generar un sistema de esta envergadura y desplegarlo de forma ágil y eficiente a lo largo y ancho de tantos territorios más allá de este paradigma tecnológico como es el SaaS.

Los avances tecnológicos nos han permitido ser mucho más productivos y eficientes, pero en concreto el uso del Saas ha supuesto un antes y un después para la puesta en marcha y evolución de soluciones de este tipo que de otra forma sería del todo imposible.

AAPP Digital: SEDIPUALB@ es una plataforma escalable capaz de ajustarse a los requerimientos de pequeñas y grandes entidades, ¿en qué se basa esa escalabilidad?

JJH: Desde el comienzo del proyecto, hemos realizado un gran esfuerzo en asegurar su escalabilidad. A nivel técnico, está diseñado para poder crecer sin problemas y este paradigma lo hemos tenido en mente y lo seguimos teniendo a medida que vamos incorporando nuevas funcionalidades.

Pero el reto de la multidimensión de las entidades que usan SEDIPUALB@ es un reto de diseño del sistema, que permita adaptarse a entornos totalmente diferentes en cuanto a la gestión. Entre ellos, el Consell de Mallorca, con miles de trabajadores/as, y el Ayuntamiento de Campoo de Yuso (Cantabria), con unos 600 habitantes y una plantilla de apenas dos personas.

La clave ha sido, a mi juicio, diseñar un sistema intuitivo, fácil de usar, pero muy potente y generador de productividad y eficiencia en los elementos que a nuestro juicio lo requieren (generación de datos estructurados, interoperabilidad automatizada y orientación a la ciudadanía a través de una reducción de la burocracia). Elementos estos donde debemos coincidir todas las AAPP independientemente de su tamaño.

AAPP Digital: Respecto a la integración de herramientas y servicios ya existentes, ¿en qué medida es “amigable” y flexible esa integración?

JJH: Otro de los grandes potenciales de SEDIPUALB@ es el carácter abierto de sus servicios, ofrecemos un conjunto de servicios web, que las propias entidades gestionan y que permiten interactuar de forma automatizada con los principales elementos de la plataforma (expedientes, documentos electrónicos, resoluciones administrativas, notificaciones, entradas de registro, estructura administrativa, pago de tasas y precios públicos, etc.)

De esta forma, la integración con los servicios existentes es totalmente posible y el sistema se adapta a las necesidades de las distintas AAPP, aunque tengan naturalezas diversas, como las Cortes de Castilla-La Mancha o la Universidad Politécnica de Cartagena.

AAPP Digital: ¿Podría comentarnos cómo pueden las entidades locales que aún no lo hayan hecho implementar esta plataforma?

JJH: Realmente no deben cumplir ningún requisito, más allá de la voluntad por transformarse digitalmente a través de un sistema totalmente público y con las máximas garantías de éxito, que se acredita por el hecho de haber sido implantado en tal número de entidades públicas tan diferentes.

Nosotros intentamos ponerlos en contacto con entidades de su ámbito y tamaño para que puedan compartir información de cómo ha sido su puesta en marcha y los retos del día a día y, de esta forma, hacer más sencillo el cambio necesario en toda organización.

AAPP Digital: ¿Cómo potencia SEDIPUALB@ la colaboración público-privada?

JJH: SEDIPUALB@, a través de los conectores públicos con los que cuenta (web services), establece diferentes niveles de cooperación público-privada con multitud de empresas del sector TIC. De hecho, tenemos definidos varios niveles de integración que nosotros mismos certificamos y se utilizan en los procedimientos de contratación que utilizan muchas AAPP para garantizar que las aplicaciones externas que contratan estén integradas en su origen con la plataforma SEDIPUALB@.

Adicionalmente, ofrecemos la posibilidad a cualquier empresa de disponer de un entorno de pruebas SEDIPUALB@ (Sedipualba SandBox) para poder realizar sus desarrollos de una forma totalmente autónoma y, de este modo, poder ofrecer mejores servicios a sus clientes.

AAPP Digital: En su definición, puesta en marcha y ahora crecimiento y actualización constante, ¿cuáles han sido las dificultades más relevantes que han encontrado?

JJH: La mayor dificultad es sin duda la evolución del sistema. Cuando se tienen tantas entidades, con naturalezas e intereses diferentes, consensuar una evolución del sistema que satisfaga a la mayoría no deja de ser un gran reto.

Nosotros hemos optado por la creación de un sistema para “autogestionar” esta evolución, basándonos en un sistema democrático.

Las entidades emiten sus propuestas de mejora, son votadas por ellos mismos y, en función de los apoyos recibidos en cada propuesta, se establece un orden de prelación que es el que usamos a la hora de priorizar los nuevos desarrollos de mejoras.

Para cerrar el círculo de la transparencia en la gestión, también publicamos los trabajos que estamos haciendo (con plazos) para hacer frente a esas propuestas o a otras prioridades impuestas por el propio mantenimiento ordinario del sistema.

AAPP Digital: ¿Y qué ha sido lo más gratificante?

JJH: Sin duda, lo más gratificante ha sido el conocer tanta gente implicada en proyectos de transformación digital de toda España y haber podido colaborar con ellos/as para mejorar la gestión de sus AAPP y, por ende, para mejorar la relación con sus ciudadanos/as.

Además, un hecho que para mí es muy relevante es que, desde que empezamos a compartir el proyecto con otras AAPP, allá por 2017, ninguna entidad ha solicitado salir del proyecto, lo que da idea de que el grado de satisfacción de nuestros socios es bastante elevado.

AAPP Digital: Finalmente, ¿qué expectativas tiene para SEDIPUALB@ a corto o medio plazo?

JJH: SEDIPUALB@ está en una evolución constante, tanto en el ámbito funcional como en el de nuevas incorporaciones, tenemos varias “sorpresas” para este 2022 que no quiero revelar todavía porque están fraguándose. Pero estamos en una línea expansiva e integradora, que va a consolidar más si cabe este proyecto como uno de los más importantes de nuestro país en el ámbito de la transformación digital de las AAPP.