"Tratamos de que los empresarios sean cada vez más competitivos en un entorno digital", Ana Arredondo y Begoña Martínez (División de Tecnologías de la Información, OEPM)
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Ana Arredondo, directora de la División de Tecnologías de la Información, y Begoña Martínez, coordinadora de Área de Sistemas y Desarrollo
La tramitación de la propiedad industrial también se digitaliza. La llegada de las nuevas tecnologías, con la inteligencia artificial a la cabeza, está cambiando el panorama de la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM), como explican en esta entrevista Ana Arredondo, su directora de la División de Tecnologías de la Información, y Begoña Martínez, la coordinadora de Área de Sistemas y Desarrollo. La ciberseguridad, la digitalización de procedimientos o la naturaleza empresarial particular de España, donde reina la PYME, también fueron otros de los asuntos tratados en este encuentro.
AAPPDigital: ¿Podrían explicar, de forma muy sucinta, el cometido principal de la OEPM?
Ana Arredondo: Somos el organismo que tramita y concede las diferentes modalidades de propiedad industrial (patentes, marcas, nombres comerciales…) y, además, impulsamos el desarrollo económico y la innovación. En este sentido, y para nosotros es muy importante que se sepa, tenemos un cuerpo de examinadores de la oficina, sacados por convocatoria, que tocan todas las ramas de la tecnología y la ciencia. De examinadores químicos a mecánicos, y también informáticos, que es por lo que me preguntas. El proceso se lanzó en diciembre, la información está en oepm/empleo y la prueba consiste en cuatro exámenes que duran, más o menos, unos seis meses.
AAPPDigital: Este asunto es interesante porque toca uno de los grandes quebraderos de cabeza del mundo digital: el de la capacitación. ¿Notan aquí esa falta de talento?
Begoña Martínez: Diría que aquí hay determinados campos tecnológicos donde es difícil cubrir las plazas. A medida que van saliendo determinadas tecnologías y aparecen elementos más novedosos en ese campo, cuesta más incorporar a personal que pueda examinar patentes basadas en esas nuevas tecnologías. Dentro del departamento de Patentes, que es el más afectado por esta problemática, se busca formación específica para determinados examinadores capaces de atacar sectores técnicos donde haya más carencias.
AAPPDigital: ¿De qué forma están impactando las nuevas tecnologías en la oficina?
Begoña Martínez: En nuestra división, que es la división de tecnologías de la información, lo que hacemos es dar soporte informático a todos los departamentos de la casa. Están los dos departamentos de negocio, que son patentes e información tecnológica y signos distintivos, y luego tres departamentos más que son horizontales: el nuestro, que lleva la informática; secretaría general, que hace lo propio con el tema de personal, formación o nóminas; y coordinación jurídica y relaciones internacionales.
"A medida que van saliendo determinadas tecnologías, cuesta más incorporar a personal que pueda examinarlas". |
En nuestra división hemos sido pioneros en impulsar lo referente a los procesos de digitalización de la OEPM desde hace muchos años. Por ejemplo, en 2010 se puso en producción una aplicación de tramitación de invenciones que supuso pasar de tramitar absolutamente todo en papel a un sistema completamente informatizado.
Ana Arredondo: De hecho, fue uno de los países pioneros, por no decir igual el primero a nivel europeo, que tuvo un sistema completamente digitalizado al 100% para toda la gestión, toda la tramitación de expedientes de invenciones.
AAPPDigital: ¿Dirían que ese fue el gran reto de la OEPM en los últimos años?
Begoña Martínez: Ese fue un gran hito conseguido en aquella época. Desde entonces se han ido cubriendo muchos más. Pero sí, fue como un cambio de paradigma aquí dentro de la oficina.
Ana Arredondo: Es que, para que el lector se haga una idea, normalmente recibimos entre 50.000 y 60.000 nuevas marcas al año que se tienen que tramitar. Eso sin hablar de los nombres comerciales, que son otro tanto más. Entonces, patentes, invenciones, vienen a ser del orden de 1.500 anuales. Aparte, también hay unos 2.000 modelos de utilidad con un grado menor de actividad inventiva, que se tramitan mucho más rápido, y luego están las validaciones de patentes europeas, que son unas 30.000.
Hablamos, pues, de números bastante importantes, sobre todo en lo que se refiere a signos distintivos y diseños. España está en uno de los más altos niveles europeos, de modo que la digitalización, efectivamente, nos ayuda muchísimo a agilizar todas estas tareas. Por ejemplo, desde los primeros años 2.000, teníamos un sistema de tramitación de signos distintivos que se ha modernizado con unos resultados notables. Unas actualizaciones que se han producido al son de los cambios registrados en el marco legal de las diferentes modalidades.
AAPPDigital: En esa transformación de la que habla, ¿qué tecnologías han sido las más destacables?
Ana Arredondo: Ten en cuenta que estos sistemas de los que estamos hablando estaban mucho antes de que apareciera la inteligencia artificial y son los sistemas operacionales que hoy en día dan cobertura a todo el proceso digitalizado de la organización. Aparte, y esto es importante, hay que entender que nosotros no trabajamos solos. La propiedad industrial es una competencia que a nivel nacional lleva esta oficina, pero trabajamos en sintonía con el resto de Estados miembros a nivel europeo y con oficinas supranacionales, como, por ejemplo, la Oficina Europea de Patentes, cuyas principales sedes se encuentran en Múnich y en La Haya, la Oficina de Propiedad Intelectual Europea (EUIPO), que está en Alicante, o la OMPI (Organización Mundial de Propiedad Intelectual) de Ginebra.
¿Qué significa todo esto? Que con estas tres entidades supranacionales nos coordinamos dentro de un marco de cooperación para ver qué elementos son susceptibles de ser diseñados entre todos para alinear los procesos que tenemos de tramitación de todo el ciclo de vida de las diferentes modalidades. ¿Por qué? Porque las leyes, los marcos regulatorios que seguimos, tienen muchísima similitud, por lo que también tiene mucho sentido la centralización de esa información para hacer que sea interoperable. En este contexto, desde luego, la inteligencia artificial ha aparecido con mucha fuerza, y la estamos incorporando en los nuevos diseños de sistemas a los que migramos.
Begoña Martínez: Me gustaría añadir que próximamente se va a publicar el nuevo Plan Estratégico 2025-2027, y que, precisamente, uno de los proyectos dentro del mismo está centrado en el uso de tecnologías habilitadoras. Está enunciado de esta forma genérica para cubrir distintas tecnologías, como inteligencia artificial, robotización de procesos, blockchain y otras posibles tecnologías que vayan surgiendo. Entonces, sí, hay un proyecto específico de incorporación de tecnologías habilitadoras que va a suponer una labor de descubrimiento dentro de la oficina para ver casos de uso y su posible aplicación.
Eso sí, primero hay que ver la viabilidad. Es necesario evaluar el esfuerzo de implementar nuevas tecnologías, y basarse en un principio de proporcionalidad. Hay que estudiar dónde compensa, la capacitación y el músculo que tenemos para introducirlas, priorizarlas y, si es viable, implementarlas. Este trabajo se va a hacer en los próximos tres años.
AAPPDigital: ¿La naturaleza particular del tejido empresarial español, dominado por la PYME, supone algún tipo de reto en particular para ustedes?
Ana Arredondo: Para nosotros es importantísimo el enfoque hacia la PYME, hacia los emprendedores. De hecho, en el citado Plan Estratégico, que por cierto está disponible en la página web de la OEPM, hay cinco proyectos claves, cinco objetivos, y la PYME es una parte esencial de todos ellos. Lo que estamos tratando es que estos empresarios sean cada vez más conocedores, más sensibles hacia la importancia que tiene la protección de estos intangibles, de cara a que sean cada vez más competitivos en un entorno digital. Ahí utilizamos todos los mecanismos que te puedas imaginar en términos de divulgación. Verás que estamos presentes en todas las redes sociales.
Begoña Martínez: Sí, pensando en términos informáticos, en nuestra cabeza no está sólo en la PYME, sino también el solicitante particular, porque, claro, hay grandes empresas que tienen informáticos propios y a la hora de hacer sus trámites lo tienen más fácil, pero en otras organizaciones más pequeñas no es así. Por ello, le prestamos mucha atención al inventor o al solicitante particular y a las PYMEs que tienen pocos medios, para que los servicios electrónicos que se proporcionan sean lo más intuitivos posibles.
"Respecto a la seguridad perimetral, estamos en proceso de migración y con un proyecto bastante ilusionante". |
En ese sentido, por ejemplo, se va a pasar ahora mismo de un sistema de presentación electrónica de invenciones, de uso sencillo, pero de instalación muy compleja, a otro donde el acceso es prácticamente inmediato desde un acceso web al que estamos acostumbrados todos hoy en día. Creo que estos gestos indican que aquí se intenta cuidar mucho al usuario final.
Ana Arredondo: Sí, porque no es fácil hacer una solicitud de una patente si hay complejidad en la información a incorporar. El sistema del que habla Begoña se está reemplazando precisamente por esto, porque tenía carencias de usabilidad, ya que era un sistema de los años 2000, pionero en su día, pero una versión cliente-servidor, lo que implicaba un enorme esfuerzo para ciertos usuarios.
La implementación del nuevo sistema nos convierte también en uno de los países pioneros a nivel europeo. Fuimos, de hecho, el piloto de este sistema, puesto en producción en noviembre de 2023 y por el que entran ya, prácticamente, más del 50% de las solicitudes.
AAPPDigital: Han mencionado su página web. En ella podemos encontrar varios estudios que tratan asuntos tan importantes como la relación entre la inteligencia artificial y la defensa de los derechos de la propiedad intelectual. ¿Creen que el aumento en el registro de patentes con IA pone en peligro esta propiedad intelectual?
Begoña Martínez: En el ámbito de las patentes se presenta ahora mucha problemática a nivel legal, que todavía está por definir. En este contexto se discuten temas como, por ejemplo, ¿qué ocurre con las invenciones generadas por la inteligencia artificial? ¿Quién es ahí el titular? ¿Es el fabricante o el que entrena la inteligencia? Porque al final esos modelos no dejan de ser un algoritmo con un corpus de datos que tú entrenas. Se juntan, pues, el titular, el que entrena los datos, el que ha escrito el algoritmo, el dueño de los datos, el que reentrena porque se ha quedado obsoleto… Ahí sí veo una problemática en cuanto a la titularidad o lo que es patentable.
Por ejemplo, hay un tipo de invenciones, que se llaman invenciones implementadas por ordenador, en las que el software juega un papel muy relevante. Pues bien, si la invención es sólo software, no se puede patentar en España, aunque sí en otros países como Estados Unidos. Creo que el caso que hablamos de la inteligencia artificial será bastante similar a éste.
AAPPDigital: Por último, hablemos de ciberseguridad. ¿Cuáles señalarían como los principales desafíos para ustedes en este terreno? ¿Destacarían igualmente algún proyecto en este ámbito?
Ana Arredondo: Desde 2017, existe un contrato especialmente destinado al control de la seguridad que nos ayuda a velar y a proteger todos los activos que tenemos en la oficina. Se trata de un proceso que mezcla tecnología y organización, o sea, cambio de cultura. En todo este tiempo, evidentemente, no hemos trabajado únicamente con un único proveedor, sino que hemos ido cambiando, porque ésa es otra de las cosas más características de esta oficina, y es que estamos muy abiertos a la competencia. Así, podemos decir que cada proveedor ha ayudado de un modo distinto a nuestra evolución en términos digitales.
Ahora el foco está puesto en lanzar una auditoría en el marco ENS para 2025. En ese sentido, estamos tratando de ver primero qué grado de madurez tenemos. Para ello, colaboramos mucho con el COCS (Centro de Operaciones de Ciberseguridad de la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos), pues todos los contratos de seguridad tienen que pasar siempre por los ojos de las SGAD (Secretaría General de Administración Digital). Llevamos trabajando de esta manera desde hace casi tres años.
Respecto a la seguridad perimetral, estamos en proceso de migración y con un proyecto bastante ilusionante que, creo, nos va a dar herramientas bastante potentes con las que renovar toda la electrónica de alrededor del edificio. De modo que vamos a seguir incorporando cada vez más capas de seguridad, más sofisticadas, para poder ir lidiando con los nuevos retos que se van a presentar probablemente de la mano de la inteligencia artificial. Aparte, también trabajamos mucho la concienciación gracias a una dirección que está absolutamente involucrada a todos los niveles para proteger la oficina.
AAPPDigital: Comenta que estos procesos comenzaron en 2017. ¿Cómo les ayudaron durante la pandemia de 2020?
Ana Arredondo: Nos ayudó mucho. Recuerdo que tuvimos que comprar portátiles porque había mucha gente de la oficina que no tenía equipos portátiles para trabajar. Realizamos un alquiler de portátiles y, a continuación, un piloto con la Secretaría General de una semana, justo antes de saber que nos encerraban a todos en casa. Vamos, que en cuestión de días preparamos el piloto, se fueron los trabajadores a casa y vimos que estábamos preparados para poder teletrabajar.
Sacamos las lecciones aprendidas esa semana y nos dio tiempo a contárselo a todos para que se fueran con su portátil a trabajar desde casa. Y lo mejor es que, como ya estábamos completamente digitalizados, cuando llegamos al hogar, prácticamente lo único que tuvimos que hacer es gestionar la administración de las fechas de los diferentes trámites, que cambiaron debido a la pandemia. Ahí radicó la mayor parte del trabajo IT, en acomodar todos los sistemas de tramitación. Pero, gracias al trabajo previo de toda la Oficina, lo pudimos hacer desde casa y de forma segura.