La robótica en la Administración agiliza la digitalización de las empresas

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Desayuno informativo Red_es

El director general de Red.es, Alberto Martínez Lacambra, ha explicado que un total de 24 robots hacen que todo el proceso de Kit Digital sea ágil y sencillo. En estos momentos, el plazo de resolución de los expedientes es de 30 días y el 100% de las empresas de los segmentos I y II que cumplían los requisitos ya están recibiendo su bono digital.

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Red.es -entidad adscrita al Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital a través de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial- ha celebrado un desayuno informativo con Alberto Martínez Lacambra, director general de Red.es y Víctor Rodrigo Raya, director adjunto de Sistemas y Kit Digital de la entidad, para analizar los principales aspectos, tecnología, funcionamiento y soluciones implantadas del programa Kit Digital, la iniciativa del Gobierno de España, gestionada por Red.es, cuyo objetivo es digitalizar a las pequeñas empresas, microempresas y autónomos, de cualquier sector de actividad en los próximos tres años, y que cuenta con un presupuesto de 3.067 millones de euros financiados por el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia a través de los fondos europeos Next Generation EU. 

Agilidad y facilidad en el proceso: sistema de robotización

Lacambra ha explicado que, con el fin de facilitar al máximo el acceso a las ayudas, se ha habilitado la figura del “representante voluntario”, es decir, que cualquier tercero sea persona física o jurídica, debidamente autorizado, puede solicitar la ayuda por cuenta de la empresa. 

Además, siguiendo la línea de aligerar el proceso de solicitud para las empresas, bajo el lema “cero papeles”, Red.es ha diseñado un sistema de tramitación muy innovador usando herramientas de robotización e inteligencia artificial automatizado que reduce la carga burocrática, disminuye el número de documentos a presentar y acorta los plazos de concesión.

El responsable de este programa, Victor Rodrigo Raya, director adjunto de Sistemas de Información y Kit Digital en Red.es explica que "se ha buscado un sistema de robotización para ser capaces de responder de forma ágil, reduciendo tiempos en los procesos y poder así abarcar el nivel de solicitudes y tramitación que se estima en un Programa de esta envergadura, con un presupuesto de 3.067 millones de euros". 

En este caso, un equipo multidisciplinar técnico-jurídico ha trabajado en un sistema en el que 24 robots ayudan a aumentar la agilidad, reducir tiempo y reducir cargas administrativas, mitigando el riesgo de error y optimizando la trazabilidad, convirtiéndose en un ejemplo del aprovechamiento de las ventajas de la tramitación de procedimientos masivos.  Se ha buscado suprimir la tramitación en papel, minimizar la documentación electrónica a presentar, simplificar el proceso de solicitud y tramitación de la ayuda mediante la comprobación automática de requisitos, facilitar la generación de evidencias y trazabilidad suficientes para ulteriores controles y reducir los tiempos de tramitación.

En números y teniendo en cuenta la cantidad media de llamadas diarias, unas 72.000 llamadas, estos robots comprueban los requisitos a cumplir por cada solicitud, habiéndose comprobado hasta el momento automáticamente casi 70.000 solicitudes, con un tiempo medio de comprobación por expediente de tan sólo tres minutos, frente a las tres horas de media que supondría la comprobación manual. "Hemos pasado de tramitar un expediente en 3 horas de media a 3 minutos", asegura Alberto Martínez Lacambra.

En estos momentos, el plazo de resolución de los expedientes es de 30 días y el 100% de las empresas de los segmentos I y II que cumplían los requisitos ya están recibiendo su bono digital.

Por otra parte, el catálogo de agentes digitalizadores ya cuenta con alrededor de 9.600 agentes adheridos que pueden consultarse, junto a toda la información del Programa, en www.acelerapyme.es.

Las ayudas, que son de concurrencia no competitiva y se otorgarán de forma directa y por orden de llegada, una vez realizadas las comprobaciones del cumplimiento de los requisitos exigidos en la convocatoria, pueden solicitarse en la sede electrónica de Red.es.

Un país de pymes

“España es un país de pequeñas empresas y autónomos. Las empresas de menos de 50 empleados suponen el 51% del empleo de este país, por lo que es vital acompañarlas en su proceso de transformación digital”, ha destacado Alberto Martínez Lacambra, director general de Red.es. 

En el encuentro también han participado algunos de los beneficiarios de este Programa en su segmento I (empresas de entre 10 y menos de 50 empleados) para contar de primera mano cómo les está ayudando Kit Digital en su proceso de digitalización gracias a soluciones digitales en áreas clave como sitio web y presencia básica en Internet, gestión de redes sociales, comercio electrónico, gestión de clientes, servicios y herramientas de oficina virtual, inteligencia empresarial y analítica, gestión de procesos, factura electrónica, comunicaciones seguras o ciberseguridad. 

Iván Mayoral, director general de Hispamast, ha explicado los beneficios que le están aportando las soluciones de ciberseguridad, gestión de procesos y Business Intelligence, destacando la importancia del agente digitalizador en este proceso que no hubiera podido iniciar de no ser por Kit Digital. Por otra parte, Isabel Martínez, socia fundadora de Veracetics SL, ha comentado lo fácil y ágil que le ha resultado todo el proceso y cómo la solución de gestión de procesos ya les está ayudando a dar más pasos en su camino a la digitalización.

En 7 meses desde que se iniciara el Programa, Red.es ha puesto en marcha las tres convocatorias que ahora convivirán de forma paralela. Todas cuentan con un presupuesto inicial ampliable y tienen por finalidad la mejora de la competitividad y del nivel de madurez digital de empresas de cada uno de sus segmentos y en estos momentos suman más de 174.000 solicitudes de ayudas entre las tres convocatorias. 

La tercera convocatoria, para empresas de entre 0 y menos de 3 empleados, está abierta desde el pasado 20 de octubre y cuenta con una ayuda de 2.000 euros. En tan solo 24 horas ya se habían recibido las primeras 21.500 solicitudes y ahora cuenta con más de 37.500.